Im Juli 2020 wurde in der Gemeinde Klosters die Initiative mit dem Titel «Administrativuntersuchung» eingereicht. Diese hatte zum Ziel, dass eine unbefangene Fachstelle unter Aufsicht der Geschäftsprüfungskommission folgende Punkte auf ihre Rechtmässigkeit untersucht und bewertet: die Einhaltung der Finanzkompetenzen gemäss Gemeindeverfassung, die Verwendung der zweckgebundenen Mittel, die Entschädigungen an Behördenmitglieder sowie die Ursachen der Personalfluktuation in der Verwaltung. Am 29. November 2020 stimmte das Stimmvolk von Klosters der entsprechenden Initiative mit 62 Prozent der Stimmen zu.
Unbefangenes Unternehmen aus Chur führte Untersuchung durch
Wie die Gemeinde Klosters mitteilte, hat die Wirtschaftsberatung und Wirtschaftsprüfung Curia AG in Chur diese Administrativuntersuchung nun durchgeführt. Dabei habe das Unternehmen umfangreiche Überprüfungen vorgenommen und verschiedene Stichproben und Sachverhalte mit den gesetzlichen Grundlagen abgestimmt. In einem ausführlichen Bericht werden die Ergebnisse präsentiert.
Gemeinderat soll Umsetzungsplan erarbeiten
Wie aus dem Bericht hervorgeht, hat die Überprüfung zu einer Vielzahl an Feststellungen geführt. In den meisten Fällen handle es sich um Feststellungen zu organisatorischen, administrativen oder buchhalterischen Sachverhalten, wozu Anpassungs- und Verbesserungsvorschläge für die künftige Handhabung abgegeben wurden.
In Absprache mit der Geschäftsprüfungskommission schlägt Curia AG dem Gemeindevorstand vor, die Empfehlungen zu besprechen, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren und einen entsprechenden Umsetzungsplan zu erarbeiten. Das sind die konkreten Erkenntnisse:
Einhaltung der Finanzkompetenzen
Bezüglich Zuständigkeiten bei Kreditbeschlüssen stellte Curia AG fest, dass die Finanzkompetenzen gemäss Gemeindeverfassung nicht in allen überprüften Fällen eingehalten wurden.
Weiter habe die Überprüfung eine Vielzahl an buchhalterischen, administrativen und organisatorischen Empfehlungen hervorgebracht. Beispielsweise wird empfohlen, ein systematisches Projektmanagement mit entsprechender Baukostenkontrolle aufzubauen. Weiter wird die Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erwähnt.
Verwendung der zweckgebundenen Mittel
Zum Punkt «Verwendung der zweckgebundenen Mittel» habe die Überprüfung verschiedene Feststellungen und daraus ableitend Empfehlungen zu buchhalterischen und administrativen Sachverhalten hervorgebracht. Zudem wurden gemäss Bericht Fehler in der Buchführung und Fakturierung festgestellt. Hier sei insbesondere auf die Empfehlungen zur korrekten Fakturierung der Anschlussbeiträge zu verweisen.
Abgesehen von den buchhalterischen Fehlern sei die Verwendung der zweckgebundenen Mittel im Wesentlichen korrekt.
Entschädigungen an Behördenmitglieder
Auch im dritten Teil der Untersuchung brachte die Überprüfung verschiedene Feststellungen und daraus ableitend Verbesserungsvorschlägen zu buchhalterischen, administrativen und organisatorischen Sachverhalten hervor. Erwähnt werden insbesondere die Empfehlungen zur Führung der Lohnabrechnungen und -buchhaltung sowie der Lohndeklarationen.
Weiter habe sich gezeigt, dass die gesetzlichen Grundlagen nicht alle relevanten Sachverhalte regeln und im Fall der Entschädigung für Vertretungen in öffentlichen Organisationen gemäss Curia AG nicht immer korrekt interpretiert wurden.
Bezüglich der Auftragsvergabe an Gemeindevorstandsmitglieder und an weitere nahestehende Personen habe die Überprüfung zu keinen negativen Feststellungen geführt, heisst es weiter. Das Wirtschaftsprüfungsunternehmen empfiehlt jedoch, den eingeschlagenen Weg der grundsätzlichen Zurückhaltung konsequent weiterzugehen.
Ursachen der Personalfluktuation in der Verwaltung
Für den vierten Teil der Administrativuntersuchung wurden erneut verschiedene Unterlagen überprüft. Zudem fanden Befragungen von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden verschiedener Bereiche und Stufen statt.
Dabei habe sich gezeigt, dass es neben den klassischen Kündigungsgründen wie beispielsweise Wegzug, Pensionierung, Lebenssituation sowie Weiterbildung auch einige Ursachen der Personalfluktuation gibt, die durch den Arbeitgeber beeinflussbar sind. Gründe dafür lägen in der Organisationsstruktur (tiefe Finanzkompetenzen, unklare Aufgabentrennung zwischen strategischer und operativer Ebene), in der Personalführung (Wertschätzung, Personalentwicklung), in der Betriebskultur (fehlendes Vertrauen, fehlende Kritikfähigkeit) oder allgemein in der Ausgestaltung des Personalmanagements.
Gemäss diesen Erkenntnissen empfiehlt Curia AG der Gemeinde Klosters, die Führungskompetenzen und die HR-Leitung zu stärken sowie ein systematisches, integratives Personalmanagements einzuführen. Dadurch sollten Kündigungen und der damit verbundene Verlust des Know-how vermieden und im Gegenzug könne Stetigkeit in der Gemeindeverwaltung erreicht werden. (red)