Damit das gelingt und sich der Planungsstress trotzdem in Grenzen hält, sind einige Profitipps zu beachten.
Partyplanung ist nichts für Unvorbereitete
Geht es darum, nicht irgendeine Party, sondern ein wirklich gelungenes Fest zu organisieren, ist Vorbereitung gefragt. Davon berichtet auch einer der gefragtesten und bekanntesten Partyplaner New Yorks, Bronson van Wyck, in seinem Buch. In seinem Werk «Born to Party, forced to Work» erklärt er, was bei einer wirklich gelungenen Feier nicht fehlen darf. Schliesslich möchte nicht jeder einen Ehrentag zu Hause begehen. Für einen Hochzeitstag, einen Geburtstag oder eine Verlobungsfeier wünschen sich die meisten Menschen stattdessen ein rauschendes Fest – fühlen sich mit der Planung aber gleichzeitig oft überfordert.
Wer bei der Planung seiner Feier systematisch vorgeht, spart sich diesen Stress. Ausserdem lässt sich mit einigen Planungstipps unter anderem von New Yorker Profis neben Vorbereitungsstress auch bares Geld sparen.
Eckdaten festlegen und Kosten im Blick behalten
Bevor es mit der Eventplanung wirklich losgeht, sollten die wichtigsten Eckdaten der zu planenden Feier vorliegen. Bevor die nächsten Schritte in Angriff genommen werden, sollten sowohl Datum als auch Uhrzeit der Veranstaltung feststehen.
Einer der wichtigsten Tipps vom Experten hierzu: Datum und Uhrzeit müssen so gewählt sein, dass möglichst viele geladene Gäste Zeit haben, um an der Feier teilzunehmen. Ausserdem muss der Termin ausreichend weit in der Zukunft liegen – ansonsten bleibt nicht genügend Zeit, um das Fest detailliert zu planen. Eine viel gestellte Frage ist: Wer fotografiert den Anlass, filmen wir auch oder lassen wir nur Fotos erstellen? Mit zur Planung gehört deshalb auch, dass ein Fotograf aus der Region aufgeboten wird, der in Eventfotografie spezialisiert ist und das Ereignis dokumentieren kann.
Es lohnt sich, das Partybudget von vornherein im Auge zu behalten. Nur wenn das verfügbare Budget bereits feststeht, ist es möglich mit der – realistischen – Planung zu beginnen. Wird der finanzielle Rahmen hingegen nicht zuvor festgelegt, läuft die Planung schnell aus dem Ruder. Das kann bedeuten: Bei der Vorbereitung der Feier werden teure Locations wie etwa Schweizer Schlösser oder eine Burg besichtigt. Später stellt sich heraus, dass die Location nicht zum Budget passt. Das kostet unnötig Zeit und verkompliziert die Vorbereitungen.
Präsenz zeigen
Ob Hochzeitsfeier, Jubiläum oder Geburtstagsfeier – der wohl wichtigste Punkt, den Gastgeber stets im Kopf behalten sollten, ist: Geladene Gäste kommen gerade deshalb zu einer Feier, um den oder die Gastgeber zu sehen. Sie wollen Zeit mit demjenigen verbringen, der das Fest veranstaltet, die Gastgeber umarmen und mit ihnen reden. Die Gäste kommen hingegen nicht, um lediglich Getränke bei ihrem Gastgeber zu bestellen oder diesen gar zu suchen. Eine der wichtigsten Regeln für jede Veranstaltung lautet daher: Präsenz zeigen! Alles, was vorbereitet werden kann, sollte also auch vorbereitet sein.
Das bedeutet etwa: Getränke werden bereits im Vorfeld bereitgestellt, eine grosse Schüssel Punsch gemixt und eine Musik-Playlist bereits am Vorabend erstellt. Was die Speisen angeht, helfen vorbereitete Gerichte, die bei Zimmertemperatur genossen werden, genügend Zeit mit den Gästen verbringen zu können. Wer sich hingegen dafür entscheidet, ein 4-Gänge-Menü zu servieren, sollte Personal in sein Budget einkalkulieren.
Einen Dresscode festlegen
Viele Gastgeber empfinden es als anmassend, ihren Gästen einen bestimmten Dresscode vorzugeben. Tatsächlich werden mit der Kleiderordnungs-Botschaft aber unangenehme Situationen vermieden. Schliesslich fühlt sich niemand wirklich wohl in seinen Jeans, wenn die meisten anderen Gäste Ballkleid oder Smoking tragen.
Beleuchtung gezielt einsetzen
Wer eine Party für seinen Freundeskreis plant, denkt dabei eher selten an die passende Beleuchtung. Allerdings spielt diese aber eine entscheidende Rolle. Schliesslich kann sie dafür sorgen, dass sich die geladenen Gäste attraktiver fühlen. Das wiederum sorgt für bessere Stimmung. So sind Personen, die sich attraktiv fühlen, meist offener, kontaktfreudiger und engagierter – kurz: «bessere Gäste».
Gutes Licht trägt also dazu bei, die gewünschte Stimmung zu erzeugen und eine angenehme Partyatmosphäre entstehen zu lassen. Damit die Beleuchtung diesen Zweck erfüllen kann, sollten Lichtquellen Verwendung finden, die aus drei Richtungen kommen. Kommt warmes Licht von unten, oben sowie von der Seite und findet sich etwa in Kerzenlicht wieder, ist das schmeichelhaft. Eine direkte Beleuchtung wird hingegen meist als hart empfunden und schmeichelt dem Teint wenig. Gerade seitliches Licht lässt den Teint jedoch lebendig wirken und macht schlanker. Von unten strahlendes Licht wiederum lässt die Haut glatter und straffer erscheinen. Dieser Effekt lässt sich besonders günstig etwa mit Votivkerzen erreichen. Ohne es bewusst wahrzunehmen, fühlen sich Gäste durch den Beleuchtungstrick so schnell attraktiver und gelöster.
Gäste persönlich empfangen
Wer seine Gäste persönlich und in der Nähe des Eingangs begrüsst, ist nicht bloss höflich. Der Gastgeber signalisiert so ausserdem, dass Gäste und der Anlass der Feier im Mittelpunkt stehen sollen. Dadurch fällt es allen leicht, die alltätlichen Schwierigkeiten, fällige Kredite oder berufliche Probleme einmal zu vergessen. Zudem ist es dem Gastgeber so möglich, Gäste mit gleichen Interessen direkt miteinander ins Gespräch zu bringen. Ein Gast, der auf der Party niemanden kennt, kann so direkt mit Gleichgesinnten zusammengebracht werden. Eine kleine Geste, die die Stimmung deutlich positiv beeinflusst.
Die Sitzordnung richtig gestalten
Sofern bei einer Veranstaltung eine Sitzordnung bestehen, sitzen die Personen, die den Gastgebern nahestehen, mit ihnen am Tisch. Allerdings wäre es ein Fehler, die «wichtigsten» Gäste alle gemeinsam an einem Tisch zu platzieren. Stattdessen sollte die Sitzordnung so gewählt werden, dass sich an jedem Tisch eine gute Mischung ergibt. Sinnvoll ist es dabei, darauf zu achten, dass sich an jedem Tisch sowohl gute «Redner» als auch gute «Zuhörer» befinden. Ebenfalls sinnvoll: Kindertische. Schliesslich haben Kleine und Grosse meist mehr Spass, wenn sie sich untereinander austauschen können.
Für ausreichend Getränke sorgen
Wer auf eine gute Party kommt, sollte direkt mit einem (alkoholischen) Drink begrüsst werden. Schliesslich gilt: Nach einem Drink werden die meisten Menschen lockerer und kommen schneller ins Gespräch. Fast unwichtig ist dabei, ob Champagner oder Bier serviert werden – Hauptasche ist, dass genügend Getränke vorhanden sind. Selbstverständlich dürfen aber auch Alterbnativen für Gäste, die keinen Alkohol trinken, nicht fehlen.