Gelungene Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern? Projektplanungssoftware hilft dabei!

Bei Projekten von größerem Umfang ist es längst keine Ausnahme mehr, dass nicht alle Mitarbeiter von ein und demselben Ort aus arbeiten. Das trifft nicht zwangsläufig nur auf Außendienstmitarbeiter zu. Bei der Realisierung von Projekten werden oft auch Mitarbeiter vor Ort gebraucht, um Aufgaben optimal umsetzen zu können, mit anderen Beteiligten zu reden, sich einen Überblick über den Stand der Dinge zu holen etc. Auch kann es sein, dass so manch einer seinen Beitrag von Zuhause aus leistet, oder externe Personen aufgrund besonderer Qualifikationen vorübergehend in das Team geholt werden. Auch wenn es auf den ersten Blick so scheinen mag: Diese „Auslagerung“ aus dem gemeinsamen Arbeitsplatz bedeutet nicht zwangsläufig auch einen höheren Organisationsaufwand. Auch wenn aufgrund der Entfernung mehr Telefonate und E-Mails nötig sind, als wenn alle im selben Raum sitzen würden – mit der richtigen Projektplanungssoftware kann der zusätzliche Aufwand auf ein Minimum eingeschränkt werden.

Digitalisierung der internen Kommunikation

Die zunehmende Digitalisierung unserer Gesellschaft stößt nicht nur auf positive Kritik – die einen sehen in ihr die Zukunft der internen Kommunikation, andere bemängeln wiederum, Digitalisierung sei keine ausreichende Strategie dafür. Mehr zum Thema Pro & Kontra Digitalisierung erfahren Sie hier. Unumstritten ist jedoch, dass durch die Digitalisierung bestimmter Vorgänge, etwa bei der Planung größerer Projekte, viel Zeit und somit Kosten gespart werden können und gleichzeitig die Produktivität gesteigert werden kann. Durch den Einsatz der richtigen Projektplanungssoftware wird so mancher Vorgang vereinfacht – vor allem in Bezug auf Information des einzelnen Beteiligten über den Fortschritt des Projekts.

Mobile-Apps für den Überblick – egal wo, egal wann

Eine Mobile-App ermöglicht es ihren Mitarbeitern, jederzeit und überall auf ihren Terminplan zuzugreifen. Damit kann der Fortschritt im eigenen Aufgabenbereich des Projekts eingetragen werden, ebenso tatsächlich aufgewendete Stunden und evtl. eine Schätzung der benötigten Zeit und das voraussichtliche Enddatum. Mobile-Apps werden als Teil bestimmter Projektplanungssoftware angeboten, wie zum Beispiel der Software von Timewax, mit der Inhalte automatisch synchronisiert werden, Mitarbeiter dazu ermächtigt werden können Einträge anzulegen und Änderungen vorzunehmen und bestimmte Personen dazu autorisiert werden können, auf die Planungsinformationen anderer zuzugreifen. Somit können ihre Mitarbeiter sich selbst und andere über den Fortschritt des Projekts immer auf dem Laufenden halten – egal, wo sie sich gerade befinden und egal zu welcher Uhrzeit.

Immer auf dem neuesten Stand mit einem Online-Kalender

Eine weitere Möglichkeit, auf unkomplizierte Art und Weise zu kommunizieren und dabei den Überblick zu behalten ist das Planen mit einem Online-Kalender oder auch iCalendar. Ein iCalendar ist ein überaus praktisches Tool, mit dem Sie einen Zeitplan erstellen können, auf den Ihre Mitarbeiter von überall aus zugreifen können. Zeitintensives E-Mail-Schreiben und Telefonieren werden überflüssig – ein einfacher Blick auf den iCalendar genügt und schon weiß jeder Mitarbeiter über die unterschiedlichen Abläufe im Projekt Bescheid. Projektplanungssoftware mit iCalendar-Funktion kann oft auch mit Microsoft Outlook, dem Google-Kalender oder dem Apple-Kalender kombiniert werden. Das ist besonders praktisch, denn es muss lediglich ein bestimmter, von der Projektplanungssoftware zur Verfügung gestellter Link eingegeben und die Kollegen „abonniert“ werden und schon wird der iCalender alle paar Minuten automatisch aktualisiert.

Mit Mobile-App, iCalendar und Co. kann also viel Zeit gespart, die Kommunikation optimiert sowie die Fehlerquote minimiert werden. Zumindest im Bereich des Projektmanagement ist somit klar: Digitalisierung ist die Zukunft der internen Kommunikation.